SharePoint’i intranet olarak Modern Bir Intranet Olarak Konumlandırma: 7 Somut Fayda
SharePoint intranet ile tanışalım; birçok kurumda intranet hâlâ eski bir anlayışla, “duyuru panosu” ya da “doküman arşivi” olarak görülüyor. Çalışanlar yalnızca bazı belgeleri indirmek veya şirket haberlerini okumak için intraneti kullanıyor. Ancak günümüzün dijital iş dünyasında intranet bundan çok daha fazlası olmalı.
Artık kurumlar çalışanlarını yalnızca bilgilendirmekle kalmayıp, onları iş süreçlerine aktif şekilde dahil etmek, departmanlar arası iletişimi hızlandırmak ve şirket kültürünü güçlendirmek istiyor. İşte burada SharePoint intranet çözümleri devreye giriyor. Microsoft 365 ekosisteminin güçlü bir parçası olan SharePoint, belgeleri düzenlemek, çalışanları bilgilendirmek, departmanlar arası iş birliğini artırmak ve modern bir çalışan deneyimi sunmak için güçlü araçlar sunuyor.
Bu yazıda, SharePoint intranet çözümlerinin kurumlara sağladığı 7 somut faydayı ve gerçek hayatta nasıl kullanılabileceğini inceleyeceğiz.
1. Merkezi Belge Yönetimi
Kurumlarda en sık yaşanan sorunlardan biri, belgelerin farklı klasörlerde, farklı cihazlarda ya da e-posta eklerinde dağınık şekilde bulunmasıdır. Bu durum hem versiyon karmaşasına yol açar hem de çalışanların zaman kaybetmesine neden olur.
SharePoint intranet, tüm belgeleri tek bir merkezde toplayarak erişimi kolaylaştırır. Versiyonlama özelliği sayesinde, hangi çalışanın hangi değişikliği yaptığını izlemek mümkündür. Böylece belgeler her zaman güncel, erişilebilir ve güvenlidir.
2. Departman Bazlı İletişim
Her departmanın kendi iş yapış şekli, ihtiyaçları ve doküman türleri farklıdır. Satış ekibinin ihtiyaç duyduğu içerikler ile İnsan Kaynakları’nın ihtiyaç duyduğu belgeler bir değildir.
SharePoint intranet, departmanlara özel site koleksiyonları veya iletişim siteleri sunarak her birimin kendi alanını oluşturmasına olanak tanır. Bu, hem şeffaflığı artırır hem de departmanların birbirinden haberdar olmasını sağlar.
3. Mobil Uyumluluk
Remote çalışma artık iş dünyasının bir gerçeği. Çalışanların ofiste, evde ya da seyahatteyken aynı verimlilikle çalışması gerekiyor.
SharePoint intranet, responsive tasarımı sayesinde her cihazdan erişilebilir. Çalışanlar mobil telefonlarından bile şirket haberlerini takip edebilir, dosyalara ulaşabilir veya onay süreçlerine katılabilir.
4. M365 Entegrasyonu
Bir SharePoint intranet, yalnızca kendi başına güçlü değildir; aynı zamanda Microsoft 365 ekosisteminin tamamıyla entegre çalışır.
- Teams üzerinden intranet içeriklerine erişim,
- Outlook takvimi ve duyuruların intranetle eşleşmesi,
- Viva Connections ile çalışanların kişiselleştirilmiş intranet deneyimi yaşaması,
kurum içi iletişimi bambaşka bir seviyeye taşır.
5. Güvenlik & Uyumluluk
Kurum içi belgelerin ve duyuruların güvenliği her zamankinden daha önemlidir. Yanlış kişilerin erişimine açık bırakılan belgeler, ciddi güvenlik riskleri doğurabilir.
SharePoint intranet, hassasiyet etiketleri, DLP (Data Loss Prevention) ve rol tabanlı erişim yönetimi gibi güvenlik özellikleriyle belgelerin doğru kişilere doğru düzeyde açılmasını sağlar. Ayrıca regülasyonlara (KVKK, GDPR vb.) uyum sürecini kolaylaştırır.
6. Self-Service Deneyimi
Geçmişte intranetler tamamen IT ekiplerinin kontrolündeydi. Ancak modern dünyada her departman kendi içeriklerini hızlıca yayınlamak istiyor.
SharePoint intranet, kullanıcı dostu arayüzü sayesinde IT’ye ihtiyaç duymadan haber yayınlamayı, doküman eklemeyi veya duyuru oluşturmayı mümkün kılar. Bu, hem IT ekiplerinin üzerindeki yükü azaltır hem de kurum içi iletişimin hızlanmasını sağlar.
7. Akıllı Arama
Çalışanların zamanının büyük kısmı bilgi aramakla geçiyor. Yanlış dosya isimleri ya da dağınık klasör yapıları nedeniyle aranan belgeye ulaşmak zor olabiliyor.
Microsoft Search ile desteklenen SharePoint intranet, belgeleri içerik bazlı olarak arayabilir. Örneğin bir çalışanın adı geçtiği tüm dokümanları bulmak ya da belirli bir proje kodunu içeren dosyalara ulaşmak son derece kolaydır.
Örnek Senaryolar
- İnsan Kaynakları Portalı: Çalışan el kitapları, şirket politikaları, izin formları ve onboarding materyalleri tek bir yerde toplanabilir. Yeni işe başlayan bir çalışan, tüm bilgilere intranet üzerinden ulaşabilir.
- Satış Merkezi: Teklif şablonları, fiyat listeleri, müşteri sunumları ve başarı hikayeleri merkezi bir alanda depolanır. Satış temsilcileri sahada bile doğru dokümanlara anında erişebilir.
Modern bir SharePoint intranet, kurumlara sadece dosya paylaşımı değil, aynı zamanda çalışan deneyimi, güvenlik, uyumluluk ve iş birliği avantajları sunar. Çalışanların ihtiyaç duyduğu bilgiye hızla ulaşması, departmanlar arası iletişimin güçlenmesi ve şirket kültürünün pekişmesi, intranetin en büyük getirileridir.
Kurumunuzda hâlâ klasik, pasif bir intranet kullanıyorsanız, artık değişim zamanı geldi. SharePoint intranet çözümleri ile sadece belgelerinizi değil, tüm şirket iletişimini tek bir çatı altında toplayabilir, çalışanlarınıza modern bir dijital işyeri deneyimi sunabilirsiniz.
Sharepoint intranet kullanımı istiyorsunuz ancak kurumunuza entegrasyonu ve süreçlerin nasıl ilerleyeceği konusunda soru işaretleriniz mi var?
Kurumunuza birkaç saat içinde entegre edilebilecek, tamamen sizin kurumunuzu yansıtan görselleri ile, içinde iş süreçlerinizi kolaylaştıracak web partların olduğu ürünümüz SpHub ile mutlaka tanışmalısınız.
IT Danışmanlığı | Office 365 | Tasarım Hizmetleri
Şirketiniz için SharePoint intranet çözümleri hakkında daha fazla bilgi almak isterseniz bizimle iletişime geçin.
